Microsoft Word to jedno z najpopularniejszych narzędzi komputerowych. Przydaje się nie tylko do pisania dokumentów, ale można go używać także do tworzenia wielu innych rzeczy, na przykład plików PDF. Jednakże innym jego zastosowaniem jest możliwość łatwego tworzenia schematów organizacyjnych.
Te wykresy pozwalają na reprezentować strukturę firmy, hierarchię w ramach projektu lub jakąkolwiek potrzebę że masz taki, w którym relacja władzy lub podporządkowania jest ustanowiona między kilkoma poziomami. Ale jak to zrobić? Wyjaśnimy Ci wszystko krok po kroku, abyś nie miał żadnych problemów (pamiętaj jednak, że każda wersja programu Word może się różnić).
Czym jest schemat organizacyjny i do czego służy?
Zanim przedstawię Ci instrukcje dotyczące tworzenia schematu organizacyjnego w programie Word, musisz zrozumieć, czym jest schemat organizacyjny. To jest wizualna reprezentacja struktury organizacyjnej lub hierarchicznej grupy, firmy, projektu, itp.
Wyobraźmy sobie na przykład klasę. Grupę tę tworzą dzieci, ale jedno z nich pełni funkcję przedstawiciela klasy, a drugie funkcję podprzedstawiciela.
Schemat organizacyjny odzwierciedlałby delegata na pierwszym poziomie. Poddelegat znajdowałby się na drugim poziomie, a wszyscy pozostali uczniowie przechodziliby na trzeci i ostatni poziom.
Schemat organizacyjny ma różne zastosowania, jednak najczęściej służy do przedstawienia hierarchii w firmie. Jednakże to samo może mieć miejsce również w zespole roboczym, projekcie, itp.
Jak krok po kroku tworzyć schematy organizacyjne w programie Word
Jeśli masz program Word, prawdopodobnie wiesz, jak go używać. Być może jednak nigdy nie brałeś pod uwagę możliwości tworzenia schematów organizacyjnych. Jeśli tak, po otwarciu programu i utworzeniu nowego dokumentu, Musisz przesunąć kursor na zakładkę Wstawianie, którą znajdziesz na pasku narzędzi. Zobaczysz, że otworzy się menu, w którym musisz wyszukać i Kliknij na "SmartArt". To narzędzie umożliwi Ci wstawianie diagramów i wykresów organizacyjnych.
Na tej karcie zobaczysz również kategorię „Hierarchia”, która określa, kiedy chcesz utworzyć wykres powiązany z porządkiem potęg lub funkcji. Wybierz projekt, który najbardziej Ci odpowiada i po jego zatwierdzeniu kliknij Akceptuj.
Teraz będziesz mieć schemat organizacyjny, ale nie jest on jeszcze ukończony. Aby to zrobić, będziesz musiał dodać i edytować elementy. Oznacza to dodawanie większej liczby poziomów lub pól na różnych poziomach.
Jeśli chcesz edytować istniejące, po prostu kliknij każdy z nich i wprowadź informacje, które chcesz dodać. Jeśli jednak chcesz dodać więcej poziomów, najlepiej zaznaczyć pole i przejść do opcji projektu w narzędziach SmartArt. Tam zobaczysz element Dodaj kształt, który dodaje nowe ramki; wznosić się lub opadać, zmieniać daną klatkę na wyższy lub niższy poziom; i projekt, który modyfikuje ogólną strukturę schematu organizacyjnego.
Na koniec masz zakładkę formatu, która umożliwi Ci zmień kolory, obramowania i style pól. Daje to dużo pola manewru, ponieważ możesz to uczynić bardziej wizualnym, tak aby na pierwszy rzut oka można było ustalić kolejność osób biorących udział w projekcie, nad którym pracujesz. Należy jednak uważać, aby nie przesadzić z ilością tekstu i nie używać zbyt intensywnych kolorów, ponieważ może to utrudnić jego czytanie lub spowodować, że po wydrukowaniu efekt będzie inny, niż się spodziewano. Po zakończeniu wystarczy zapisać dokument.
Doradzamy zapisz go w formacie Word, PDF lub podobnym. W ten sposób możesz mieć kopię na wypadek konieczności edycji pliku, bez konieczności robienia tego ponownie.
Na początku może być to trochę trudne, zwłaszcza dodawanie poziomów i sprawianie, by kafelki wyglądały podobnie. Pamiętaj jednak, że możesz także użyć skrótu kopiuj-wklej, aby powielić już utworzone klatki.
Dlaczego warto tworzyć schematy organizacyjne w programie Word
Teraz, gdy już znasz wszystkie kroki, czas na ćwiczenie, aż uzyskasz pożądany rezultat. Jednakże na pewno zauważyłeś, że istnieją inne aplikacje i narzędzia, które tworzą te schematy organizacyjne, takie jak: Etui na płótno, Na przykład. Dlaczego więc warto wybrać program Word, a nie narzędzie nastawione bardziej na projektowanie?
Jedną z głównych zalet korzystania z Worda zamiast innego narzędzia jest jego dostępność.. Wiele osób ma dostęp do programu Word i potrafi go obsługiwać, więc nauczenie się tworzenia schematu organizacyjnego nie będzie żadnym problemem.
Jednak jest to również możliwe dlatego, że można je szybko modyfikować, edytować i integrować z innymi dokumentami.
Czy odważysz się stworzyć schematy organizacyjne w programie Word?